一般流程節(jié)點(diǎn)的問(wèn)題不能僅僅通過(guò)分析現(xiàn)有的流程圖來(lái)發(fā)現(xiàn),需要深入了解流程運(yùn)行的實(shí)際情況。在具體流程節(jié)點(diǎn)的運(yùn)行中,經(jīng)常存在以下問(wèn)題:
1.缺乏規(guī)劃:
這個(gè)問(wèn)題容易出現(xiàn)在流程的起點(diǎn),一些需要按計(jì)劃進(jìn)行的工作在實(shí)際執(zhí)行中變成完全按照相關(guān)部門(mén)提出的要求進(jìn)行。比如企業(yè)招聘流程的起點(diǎn)是各部門(mén)提出的人員需求,沒(méi)有規(guī)劃人力資源需求。
2.缺乏操作規(guī)范:
對(duì)某個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作缺乏明確的規(guī)范。比如企業(yè)的過(guò)程檢驗(yàn)流程沒(méi)有明確規(guī)定檢驗(yàn)內(nèi)容、頻次和措施,使這項(xiàng)工作流于形式。
3.未能履行職責(zé):
崗位人員在執(zhí)行節(jié)點(diǎn)工作時(shí)沒(méi)有盡到職責(zé),這個(gè)問(wèn)題只有在深入了解實(shí)際工作情況后才能發(fā)現(xiàn)。
4.缺乏驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn):
某項(xiàng)工作缺乏驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),影響實(shí)施效果。比如某個(gè)生產(chǎn)的中間過(guò)程沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)控制,導(dǎo)致最終產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定。
5.缺乏必要的信息:
某個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作需要相關(guān)信息,如果無(wú)法獲取,就會(huì)影響工作質(zhì)量。比如某企業(yè)的一個(gè)物資流轉(zhuǎn)過(guò)程涉及多個(gè)使用部門(mén),卻沒(méi)有規(guī)定交接記錄的移交,往往導(dǎo)致物資短缺和占用。
6.缺乏必要的資源:
如果沒(méi)有完成某項(xiàng)工作所必需的資源,必然會(huì)影響工作的質(zhì)量。比如配送中心負(fù)責(zé)一個(gè)企業(yè)的廠內(nèi)運(yùn)輸,但是另一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)運(yùn)輸車輛,增加了很多協(xié)調(diào)工作,這樣前者實(shí)質(zhì)上就不能承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。
7.缺少時(shí)間限制:
流程中規(guī)定了節(jié)點(diǎn)工作的內(nèi)容,但對(duì)一些時(shí)效性強(qiáng)的工作沒(méi)有時(shí)間限制。比如在質(zhì)量管理過(guò)程中,對(duì)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題多久告知整改一次,多久反饋一次,沒(méi)有規(guī)定,導(dǎo)致這項(xiàng)工作很難達(dá)到預(yù)期效果。
8.完成工作的權(quán)限不足:
賦予某個(gè)崗位的權(quán)限不足以完成相應(yīng)的工作。比如在企業(yè)的IT耗材采購(gòu)過(guò)程中,要求生產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)相關(guān)計(jì)劃進(jìn)行審核,超出了本崗位的權(quán)限,使得崗位人員根本無(wú)法承擔(dān)這項(xiàng)工作。
9、超出人員能力的工作要求:
由于人員素質(zhì)或培訓(xùn)不足,某項(xiàng)工作超出了崗位人員的現(xiàn)有能力。比如一些國(guó)企的環(huán)境監(jiān)測(cè)工作,就是由一些不能勝任其他工作,又不能辭退的“老弱病殘”來(lái)做的。新增的先進(jìn)儀器無(wú)法正常使用。
10.輸出結(jié)果沒(méi)有得到充分利用:
很多企業(yè),由于各種管理制度的要求,做了大量的記錄工作,卻沒(méi)有把這些合理的合并,充分的利用起來(lái),反而成了相關(guān)崗位的負(fù)擔(dān)。
二、流程管理問(wèn)題
這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)超出了流程本身,可以視為與流程密切相關(guān)的管理問(wèn)題。
1.流程設(shè)計(jì)與公司戰(zhàn)略不匹配:
一些快速擴(kuò)張的企業(yè)在過(guò)程中層層設(shè)卡,部門(mén)之間壁壘重重。
2.糟糕的過(guò)程控制:
各部門(mén)條塊分割,“各管一池”,流程運(yùn)行缺乏整體驅(qū)動(dòng)力。
3.工藝權(quán)威差:
領(lǐng)導(dǎo)的意志高于流程的規(guī)則,例外遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于常規(guī)事項(xiàng),流程沒(méi)有權(quán)威,員工沒(méi)有遵循流程的習(xí)慣。
4.缺乏相關(guān)的制度保障:
設(shè)計(jì)了合理的流程,但沒(méi)有相關(guān)制度的保障,如何執(zhí)行流程也沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)定。
5.缺乏評(píng)估措施:
與流程匹配的考核措施沒(méi)有跟上,缺乏正負(fù)激勵(lì),員工執(zhí)行流程的動(dòng)力不足。
6.功能設(shè)置不合理影響流程運(yùn)行:
結(jié)構(gòu)和功能設(shè)置與流程運(yùn)行要求不匹配,影響流程管理效果。