流程優(yōu)化的起點(diǎn)是流程診斷,不同企業(yè)管理過程中存在的問題往往具有共性。


六西格瑪流程診斷優(yōu)化常見問題點(diǎn)匯總


第一,流程結(jié)構(gòu)問題


通過對企業(yè)現(xiàn)有流程的整體評估,經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)以下問題:


1.糟糕的系統(tǒng)流程:


缺乏對流程的整體規(guī)劃,對需要統(tǒng)一規(guī)劃的相關(guān)流程沒有整體考慮。例如,生產(chǎn)計(jì)劃流程、銷售計(jì)劃流程、大修計(jì)劃流程、備件計(jì)劃流程和物料采購計(jì)劃流程必須根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn),以生產(chǎn)或銷售為出發(fā)點(diǎn),一些企業(yè)往往將這些流程分開運(yùn)行,導(dǎo)致相關(guān)工作的各個計(jì)劃系統(tǒng)性較差。


2.缺少關(guān)鍵流程:


關(guān)鍵流程缺失是一種常見的情況,既包括因未開展相關(guān)工作而導(dǎo)致的流程缺失,也包括某項(xiàng)工作已經(jīng)開展但相應(yīng)流程未確定的情況。前者一個常見的例子是戰(zhàn)略規(guī)劃中的流程缺失,而后者的例子往往可以通過仔細(xì)的流程梳理發(fā)現(xiàn),這里就不贅述了。


3.過程主體不明確:


一般有兩種情況,一種是負(fù)責(zé)某個流程的部門沒有明確界定,另一種是兩個以上的部門負(fù)責(zé)一項(xiàng)分不開的工作,造成多頭管理


4.流程之間的連接不順暢:


由于設(shè)計(jì)不合理,一個流程結(jié)束后,無法順利進(jìn)入下一個流程,或者流程中涉及的子流程無法實(shí)現(xiàn)無縫銜接。


5.節(jié)點(diǎn)太多,流程太長:


一個流程設(shè)計(jì)的步驟和子流程很多,每個步驟之間存在復(fù)雜的依賴關(guān)系,使得流程的順利運(yùn)行變得異常困難。


6.流程節(jié)點(diǎn)之間的等待時間過長:


流程中單個節(jié)點(diǎn)的效率尚可,但節(jié)點(diǎn)間等待時間過長,影響流程整體效率。


7.過多的序列批準(zhǔn):


對于可以并行審批或事中、事后控制的事項(xiàng),都是事先設(shè)計(jì)成串行審批,導(dǎo)致流程運(yùn)行緩慢。


8.高過程振蕩:


流程中有很多重復(fù)出現(xiàn)的環(huán)節(jié)或子流程。例如,在企業(yè)的采購過程中,財(cái)務(wù)、審計(jì)、采購等部門的管理人員和主管人員需要在投標(biāo)階段和合同審批階段對同一內(nèi)容反復(fù)審核三次。


二、流程環(huán)節(jié)問題


通過檢查單個流程的鏈,我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)以下問題:


9.存在冗余鏈接:


例如,在企業(yè)的財(cái)務(wù)部門,總審計(jì)和會計(jì)部門的負(fù)責(zé)人是同一個人。但有些單據(jù),會計(jì)部門完成后,會由預(yù)算部門審核,總稽核也會進(jìn)行審核。


10.有鏈接跳轉(zhuǎn):


這種問題是普遍存在的,意味著這兩個環(huán)節(jié)之間缺少了一個必要的步驟,比如培訓(xùn)過程缺少評估環(huán)節(jié),設(shè)備采購缺少試運(yùn)行環(huán)節(jié)。“鏈接跳轉(zhuǎn)”與“缺少關(guān)鍵控制點(diǎn)”和“缺少必要的信息反饋”是有區(qū)別的。


11.缺少關(guān)鍵控制點(diǎn):


重要事項(xiàng)缺乏控制環(huán)節(jié)。比如計(jì)量器具的購買缺少質(zhì)量部的審核環(huán)節(jié),勞保用品的發(fā)放缺少超標(biāo)的審核。


12.缺乏必要的信息反饋:


一些需要信息反饋的工作缺少信息反饋環(huán)節(jié),這個問題容易發(fā)生在一些與人力資源相關(guān)的崗位調(diào)整和考核過程中。


13.不合理的鏈接順序:


比如企業(yè)年度經(jīng)營計(jì)劃制定過程中,各分廠先將計(jì)劃初稿上報(bào)總部計(jì)劃管理部門,再與設(shè)備管理、安全管理等部門協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。


14.執(zhí)行錯位:


某項(xiàng)工作由與其無關(guān)的部門承擔(dān)。比如在企業(yè)的備件計(jì)劃流程中,維修車間上報(bào)備件需求計(jì)劃時,也需要上報(bào)庫存計(jì)劃,由庫存部門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。


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