作為定義階段團(tuán)隊活動的標(biāo)志性成果,項目任務(wù)書的更新和開發(fā)直接反映了項目團(tuán)隊活動的質(zhì)量,直接關(guān)系到六西格瑪項目的進(jìn)度和DMAIC進(jìn)程的實施。完成項目組的項目任務(wù)書包括以下任務(wù):
一.問題/機(jī)會和目標(biāo)陳述
在六西格瑪項目使命陳述中,問題/機(jī)會和目標(biāo)的陳述主要是明確:這個項目要解決的問題是什么?即什么是錯的,什么是錯的或需要改進(jìn)的,項目的目標(biāo)是什么?即團(tuán)隊的使命是什么,針對這個問題應(yīng)該做哪些改進(jìn)?達(dá)到什么樣的目的。
1.問題/機(jī)會陳述
主要內(nèi)容有:問題陳述標(biāo)準(zhǔn);陳述問題,注意事情的頂部
問題呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn):
問題/機(jī)會的有效陳述必須遵循以下準(zhǔn)則:
(1)具體。解釋清楚什么是錯的,什么是錯的。
②可觀察。描述問題/機(jī)會的明顯跡象。問題發(fā)生在哪里?
③可測量。這個問題有多大?經(jīng)常發(fā)生?發(fā)生了什么影響?通過回答“多少?”或者“經(jīng)常?”,用數(shù)量表示問題的范圍。
④可控。如果業(yè)務(wù)(運(yùn)營)沒有改善,可能會有什么影響,問題能否在6到12個月內(nèi)解決?如果一個問題太大,應(yīng)該把它分解成幾個更小更可控的項目。
比如某公司六西格瑪項目任務(wù)書中的問題/機(jī)會描述:XL04數(shù)字電表的電表MC采購流程的時間,統(tǒng)計顯示,2015年6-12月,比行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)平均多花了5天時間。
這種說法是:
(1)具體。指定一個特殊的過程(購買)和問題是什么(日期和時間)。
②可觀察。相關(guān)數(shù)據(jù)和事實可從內(nèi)部報告和采購記錄中獲得。
③可測量。采購時間以天計算。
④可控。將問題限制在一種類型(MC計數(shù)器)的結(jié)構(gòu)獲取程序。
2.問題陳述中的注意事項:
在演示過程中,團(tuán)隊會注意到以下問題:
①陳述意見時,不應(yīng)包括缺陷原因。六西格瑪項目團(tuán)隊將在找到問題原因之前經(jīng)歷測量和分析階段。關(guān)于原因的預(yù)先形成的想法可能是不準(zhǔn)確的、不完整的或錯誤的,并且可能誤導(dǎo)團(tuán)隊。
②不應(yīng)提出改進(jìn)方案。在不知道根本原因的情況下,主觀規(guī)定解決方案,往往會失敗。在不了解原因的情況下提出有效的改進(jìn)方案是不可取的。
③陳述問題時,不要認(rèn)定問題的過錯和責(zé)任,更不要指責(zé)。因為不知道根本原因,所以在責(zé)任和過錯的判斷上可能會有錯誤。況且問題的改善需要組織各部門和相關(guān)人員的積極參與,一味的指責(zé)會影響人們參與項目的積極性。
④不要在一個問題的語句中集中幾個問題,區(qū)分問題,讓六西格瑪項目更容易有效進(jìn)行。
二、目標(biāo)陳述
目標(biāo)/任務(wù)聲明是團(tuán)隊明確努力的方向。陳述六西格瑪項目的目標(biāo)時,應(yīng)與問題/機(jī)會的陳述保持一致。目標(biāo)陳述應(yīng)包含與問題陳述相同的變量和測量單位。如果變量和度量單位不同,那么客觀就無法匹配問題。即使它繼續(xù)進(jìn)行。解決問題是不可能的。