①你需要把這些項(xiàng)目的要點(diǎn)傳達(dá)給新的“聽(tīng)眾”(例如:項(xiàng)目委員會(huì),精益6西格瑪管理者和公司高層管理者);
②您仍然需要詳細(xì)的信息來(lái)決定首先實(shí)施哪個(gè)項(xiàng)目。
項(xiàng)目定義表是整個(gè)項(xiàng)目選擇過(guò)程的關(guān)鍵組成部分。這個(gè)表格應(yīng)該隨著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的形成和開(kāi)始項(xiàng)目工作而不斷修改。雖然PDF比卡片或電子表格上顯示的信息更多,但此時(shí)沒(méi)有必要過(guò)度追求細(xì)節(jié),因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展不斷補(bǔ)充和完善信息。
保持簡(jiǎn)單的另一個(gè)原因是評(píng)選委員會(huì)需要熟悉每一個(gè)需要優(yōu)先排序的項(xiàng)目,所以一個(gè)理想的項(xiàng)目定義表只需要一頁(yè),最多兩頁(yè),否則委員會(huì)的負(fù)擔(dān)會(huì)太重。在技術(shù)成熟的組織中,項(xiàng)目定義表與項(xiàng)目跟蹤軟件直接相連。此表由黑帶大師或冠軍錄入軟件,部門冠軍和公司冠軍均可訪問(wèn)。通常,團(tuán)隊(duì)會(huì)在附件中提供一些額外的項(xiàng)目細(xì)節(jié)(可以采用PowerPoint的形式)。因此,任何有權(quán)使用該軟件的人都可以對(duì)公司的任何項(xiàng)目有更深入的了解。
項(xiàng)目定義表的內(nèi)容將構(gòu)成傳統(tǒng)6西格瑪項(xiàng)目法規(guī)的核心,包括以下信息:
①問(wèn)題陳述;
②項(xiàng)目范圍;
③背景信息;
④關(guān)鍵指標(biāo);
⑤收入;
⑥支付;
⑦假設(shè)條件;
⑧風(fēng)險(xiǎn)/加速器;
⑨資源需求;
參加項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目的確定和選擇過(guò)程。通常,在這個(gè)階段,有必要將那些可以幫助您填寫項(xiàng)目定義表的人添加到資源庫(kù)中,原因如下:
①確保有足夠的能力實(shí)施項(xiàng)目;
②確定完成期限,完成期限決定進(jìn)行中的項(xiàng)目數(shù)量;
③使用別人詳細(xì)的工藝知識(shí),冠軍可能沒(méi)有;
(4)涉及整個(gè)公司,在項(xiàng)目實(shí)施時(shí),協(xié)助制作項(xiàng)目定義表的人往往會(huì)成為項(xiàng)目發(fā)起人或團(tuán)隊(duì)成員。
完成一份足夠詳細(xì)的項(xiàng)目定義表通常需要2小時(shí)到2天的時(shí)間,這取決于內(nèi)容的要求、填寫表格的人的知識(shí)水平以及可以獲得什么樣的信息。每個(gè)項(xiàng)目需要不同的努力,這與項(xiàng)目觀點(diǎn)的清晰性有關(guān)。如果觀點(diǎn)模糊,會(huì)大大增加所需的時(shí)間,往往會(huì)產(chǎn)生一些重復(fù)性的工作,或者因?yàn)橄敕y以把握,沒(méi)有吸引力而干脆放棄。
對(duì)于熟悉6西格瑪項(xiàng)目的人來(lái)說(shuō),這個(gè)活動(dòng)聽(tīng)起來(lái)就像團(tuán)隊(duì)通常在定義階段做的事情。初始項(xiàng)目定義表的一些目標(biāo)確實(shí)與定義階段的目標(biāo)相同,但它們不會(huì)達(dá)到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在定義階段實(shí)現(xiàn)的水平。但是,我們可以通過(guò)將定義階段的一些活動(dòng)推進(jìn)到項(xiàng)目選擇階段來(lái)獲得一些好處。主要優(yōu)勢(shì)在于它給出了項(xiàng)目邊界、成本和潛力的更好定義。這些將在定義階段之后為項(xiàng)目帶來(lái)更大的產(chǎn)出。有些項(xiàng)目只有40%的產(chǎn)出(黑帶允許團(tuán)隊(duì)調(diào)查項(xiàng)目想法),而我們的方法有90%或更多。另一個(gè)重要的好處是討論要實(shí)施的項(xiàng)目的價(jià)值,從而獲得對(duì)項(xiàng)目的廣泛參與和對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的支持。